Vele ondernemers die hun boekhouding uitbesteden aan een extern accountants- of boekhoudkantoor hebben nog steeds weinig inzicht van wat er op wetgevend/administratief niveau dient te gebeuren teneinde hun boekhouding met de steeds complex wordende wetgeving inzake boekhouding en fiscaliteit op topniveau te houden. Daarom willen wij deze ondernemers helpen de werkzaamheden van hun accountant of boekhouder beter te begrijpen. Vandaar de vraag wat u als ondernemer zeker moet weten omtrent uw boekhouding en alles wat daarmede in verband kan worden gebracht. Een kort overzicht.
Wettelijk kader
Elke onderneming is gehouden een boekhouding te voeren conform de wet op de boekhouding. Ondernemingen die hun activiteiten uitoefenen onder de vorm van een vennootschap moeten daarenboven in de regel een jaarrekening opmaken en neerleggen bij de Nationale Bank van België.
Daarnaast zijn diezelfde ondernemingen verplicht jaarlijks een aangifte in de personen- of vennootschapsbelasting in te dienen. Zij die onder de btw-wetgeving vallen dienen periodiek hun btw-formaliteiten te vervullen.
Binnen het kader van dit artikel beperken wij ons tot deze wettelijke verplichtingen.
Wat houdt dat in voor ons als uw accountant/boekhouder?
Op het eerste zicht lijkt bovengeschetst wettelijk kader, wat voor ons van belang is, vrij beperkt. Maar niets is minder waar.
Voor het uitgebreide domein van de administratieve, de boekhoudkundige en de fiscale organisatie van uw onderneming zijn wij uw deskundige raadgever. Onze taken zijn talrijk en van groot maatschappelijk belang.
Zo dienen wij bij de verwerking van uw boekhoudkundige stukken, naast de verificatie ervan in eerste instantie alert te zijn op het vlak van de voortdurende wijzigende fiscale wetgevingen. Verder zorgen wij periodiek voor de opvolging van uw boekhouding en informeren wij u hierover via periodieke exploitatiestaten/rapporten. Het is dus onze taak u in kennis te stellen omtrent de financiële toestand van uw bedrijf. Jaarlijks onderwerpen wij uw onderneming aan een doorlichting (evaluatie) waaruit de jaarrekening voortvloeit en vervolgens wordt neergelegd.
Daarnaast zijn wij gerechtigd u (proactief) advies te verstrekken en bijstand te verlenen in alle belastingaangelegenheden, zoals het opmaken en overleggen van de aangiften personen- en vennootschapsbelasting, loonfiches, aangiften in de roerende en bedrijfsvoorheffing, intrastataangiften enz….
En vanuit verwerkend oogpunt?
Teneinde voornoemde werkzaamheden op een professionele wijze uit te voeren, dienen wij tijdig over alle nuttige gegevens te beschikken voor de verwerking ervan. En hier wringt al eens het schoentje.
Of het nu gaat om de te verwerken boekhoudstukken en/of het doorsturen van de ontvangen briefwisseling van de fiscale en andere Administraties, die zaken zijn voor ons als accountants en boekhouders van uiterst groot belang dat wij dit TIJDIG ontvangen c.q. tijdig (lees: voor de vervaldag) kunnen verwerken. En dit laatste vraagt tijd, planning en discipline vanwege u als ondernemer.
Welke gevolgen brengt dit met zich mee voor u?
Indien die Administraties niet tijdig over de nodige informatie beschikken, voorziet de wet in de eerste plaats in het aanrekenen van boeten. Deze Administratieve boeten kunnen bij sommige Administraties fel oplopen. In de tweede plaats kan dit in sommige gevallen leiden tot ambtshalve taxatie wat dan weer de bewijslast omkeert! Tenslotte komen niet alleen wij bij deze Administraties in een negatief daglicht te staan, maar ook u als ondernemer zelf, wat zich uit in een lose/lose situatie.
Kan het anders?
Jazeker! Alles begint bij een goede communicatie tussen u en ons kantoor. En wederzijds respect is hiervan de basis.
Hoe?
Zorg ervoor als ondernemer dat u tijdig uw boekhoudkundige stukken binnen brengt. Een voor u haalbaar tijdstip is rond de 10de van de maand volgend op de periode (maand of kwartaal) dewelke dient verwerkt te worden.
Administratieve briefwisseling dient u ONMIDDELLIJK aan ons kantoor door te zenden. Weet dat op deze brieven vervaldagen vermeld staan tegen wanneer wij dienen te antwoorden. Ook hiervoor dienen wij voldoende tijd uit te trekken.
Conclusie
Een goede verstandhouding tussen u en ons kantoor is van uiterst groot belang voor de goede werking van uw boekhoudkundige/administratieve afdeling van uw onderneming. Wederzijds respect is hiervan de basis.
Auteur
Luc Lingier
Manager Amplitudo Academy & think tank