Het laatste jaar hebben we op federaal vlak een storm van wijzigende fiscale wetten gekend, waarbij ook de fiscale privacy deels werd aangetast. Men kan dus de vraag stellen of er iets gewijzigd werd aan de bevoegdheden van de fiscus bij een aangekondigde fiscale controle van uw dossier. Met andere woorden, wat mag en kan de fiscus nog wanneer deze een fiscale controle aankondigt. Aan de hand van een reeks vragen wil ik daar bondig antwoord op geven.
Hoe moet een controle worden aangekondigd?
Een normale fiscale controle wordt steeds schriftelijk aangekondigd. Soms gebeurt het wel dat de controleur vooraf telefonisch met u contact opneemt teneinde een datum voor die controle vast te leggen. Vergewis u ervan dat alle personen die aanwezig moeten zijn op die controle, deze afspraak kunnen nakomen zoals in eerste instantie uw boekhouder. Neem ook voor de voorbereiding ervan voldoende tijd. Daarna zal de controleur vooralsnog de boogde controle schriftelijk aankondigen.
Indien vooraf geen telefonische afspraak plaatsvond, kunt u nog steeds uitstel bekomen als u daar een “goede reden” voor heeft. Laat dit uitstel bevestigen door de controleur. Uitstel binnen een korte termijn heeft geen repercussies op de controle zelf.
Op welk tijdstip mag een controle plaatsvinden?
In principe tijdens de uren dat er enigerlei werkzaamheden plaatsvinden in de lokalen. Voor particuliere woningen is dit steeds tussen 5:00 uur ’s morgens en 21:00 uur ’s avonds mits een machtiging uitgevaardigd door de politierechter of vrederechter.
Het btw-wetboek benadrukt bovendien dat het bezoekrecht op elk tijdstip kan worden uitgeoefend, zelfs buiten de normale kantooruren op voorwaarde dat kan worden aangetoond dat niet aangegeven activiteiten, omschreven in het btw-wetboek, worden verricht en dit zelfs bij niet geregistreerde btw- plichtigen. De BTW-Administratie moet hiervoor wel over ernstige vermoedens beschikken.
Waar vindt de verwachte controle plaats?
In principe op de woonplaats van de zelfstandige ondernemer, de maatschappelijke zetel van de vennootschap of wanneer de boekhoudstukken zich elders bevinden, op het kantoor, de exploitatiezetel, het bijhuis, of ieder ander bedrijfslokaal.
Evenwel mag in gemeen overleg met de belastingplichtige de controle plaatsvinden op het belastingkantoor. Let wel, de fiscus kan dit niet eisen! Indien de boekhoudstukken bovendien worden achtergelaten op het belastingkantoor dan maakt men best een inventarislijst op van de bescheiden die men achterlaat. Dit om betwistingen bij eventueel verlies te vermijden.
Ook kan een controle plaatsvinden op het boekhoudkantoor, wel in gemeen overleg.
Moet u toegang verlenen aan de fiscale ambtenaren?
Enkel ambtenaren, voorzien van hun aanstellingsbewijs, die belast zijn met een controle of met een onderzoek (in het kader van een bezwaarschrift of invordering) mogen zich aanmelden aan de beroepslokalen van de belastingplichtige. Wordt hen die toegang geweigerd, dan mogen zij bijstand inroepen van de politie.
Welke lokalen mogen ze betreden?
Tot “alle” beroepslokalen (zelfs tijdelijke) dient u hen toegang te verlenen behalve wanneer bijvoorbeeld uw winkel vol cliënten staat, mag de controleur u niet verzoeken hem eerst te woord te staan. Ook hebben zij geen toegang tot de lokalen van vrije beroepen, ambten of posten zolang aldaar cliënteel aanwezig is. De ambtenaar dient immers zijn bezoekrecht met de nodige tact uit te oefenen. Het visitatierecht kan ook ingeroepen worden voor nazicht van de kilometerstand van het rollend materieel.
Ook op de maatschappelijke zetel van de vennootschap hebben zij recht tot toegang,
Evenwel is dit visitatierecht geen recht tot huiszoeking! Het geeft hen dus geen recht lokalen te betreden die “uitsluitend” voor privatieve doeleinden worden gebruikt. Tenzij zij hiertoe machtiging van een politie- of vrederechter hebben verkregen.
Indien beschermingskledij noodzakelijk is om bepaalde lokalen te betreden, dan is de belastingplichtige verplicht de ambtenaar te voorzien van deze kledij.
Wie “moet” aanwezig zijn bij een controle?
Vervolgens moet u op vraag van de controleur ook bedrijfseconomische bescheiden kunnen voorleggen zoals computerprogramma’s, prijsoffertes, vervoersdocumenten (CMR, douanedocumenten …..), werkfiches, bestel- en leveringsbonnen, huurcontracten, loonadministratie, verzekeringscontracten…
Voor bankuittreksels dienen deze ook van privatieve rekeningen te worden voorgelegd wanneer de fiscus aantoont dat hiermede bedrijfsmatige uitgaven werden betaald. Evenwel heeft de fiscus niet het recht privatieve bankrekeningen in te kijken wanneer bijvoorbeeld een storting geschiedt vanuit deze privatieve bankrekening naar een beroepsrekening en omgekeerd (bij de overschrijving van het loon van de zaakvoerder bijvoorbeeld).
Ook vennootschapsrechtelijke documenten dienen te worden voorgelegd op vraag van de fiscus. Denken we hier aan het aandelenregister, de notulen van de Raad van Bestuur en de Algemene vergadering van aandeelhouders alsook de aanwezigheidslijsten van deze bijeenkomsten.
Tot slot dienen voorgelegd te worden, specifieke documenten bij te houden door beoefenaars van vrije beroepen, de horeca, de automobielsector, de vlees- en landbouwsector, de maakloonwerkers..
Reservatieboeken van onder andere restaurants en kappers…. maken geen deel uit van de boekhouding en moeten niet verplicht gehouden worden. Indien men er evenwel één bijhoudt, dan moet deze worden voorgelegd aan de controleur.
Wat met de gegevens opgeslagen op elektronisch informatiedragers?
De fiscus moet de betrouwbaarheid van het gebruikte computersysteem kunnen nagaan. Hiertoe mag hij inzage vorderen van de softwarebeschrijving en van de handleidingen van alle op het systeem aanwezige software. Bijgevolg verkrijgt hij niet alleen informatie van de boekhouding , doch ook van de briefwisseling (ook e-mails), agenda’s, prestatielijsten, bestelbonnen, voorraadlijsten, enz….
Evenwel mag de controleur het klavier niet zelf bedienen. Hij mag enkel de gevraagde informatie inkijken. Ook mogen zij kopieën vragen van de gegevens die op de computers aanwezig zijn.
Wel mag de fiscus geen inzage verleent worden in uw homebankingprogramma dat met private bankrekeningen verbonden is. Wel indien fraude kan worden aangetoond. Ook documenten van strikt privatieve aard mogen niet worden ingezien door de controleur.
Mag de fiscus het personeel ondervragen?
De fiscus heeft niet het recht personeel te ondervragen. Enkel de belastingplichtige of bij vennootschappen, haar wettelijke vertegenwoordigers (zaakvoerders, bestuurders, boekhouders en fiscale raadgevers..) mogen worden aangesproken.
Welke zijn de sancties bij vastgestelde inbreuken?
Zij die geen inzage verstrekken van de gevraagde gegevens, lopen het risico van ambtswege belast te worden voor de inkomstenbelastingen waarbij bovendien de bewijslast wordt omgekeerd. Daarbovenop kunnen zij boeten oplopen die bij de btw-administratie snel oplopen.
Auteur
Luc Lingier
Manager Amplitudo Academy & Think tank