Voor de btw-administratie moet elke btw-plichtige een tabel der bedrijfsmiddelen bijhouden. Reden hiervan is het mogelijk te maken de aftrek van de btw en de eventuele herziening te controleren.
Met de invoering van de btw-eenheid (sedert 1 januari 2007) heeft deze tabel wederom aan belang gewonnen. Zo wijzigen betreffende bedrijfsmiddelen van statuut bij een toetreding of uittreding van een lid van die btw-eenheid. Daarom dienen zowel de btw-eenheid als hun leden een tabel van de bedrijfsmiddelen bij te houden.
Maar ook voor gemengde btw-plichtigen is dit een noodzakelijk en verplicht controledocument, gezien zij jaarlijks de aftrek van btw moeten herbekijken in functie van hun algemeen verhoudingsgetal.
Kortom: een noodzakelijk maar veelal vergeten document.
Geen wettelijke vormvereisten!
Geen expliciete vormvereisten worden voorzien en wordt de afschrijvingstabel hiervoor gehanteerd.
Maar meestal is deze afschrijvingstabel niet aangepast naar de vereisten die de btw-wetgeving oplegt! In het licht van haar doel moet de tabel naast de verwijzing van de ontvangen factuur, de datum waarop het recht op aftrek ontstaat (datum factuur) en de aanschaffingswaarde, ook het bedrag van de aangerekende btw en de in aftrek gebrachte btw vermelden.
En die laatste twee bedragen vinden wij zelden terug op deze afschrijvingstabellen. Bovendien blijven er ter zake van het begrip “bedrijfsmiddel “ verschillen bestaan met de boekhoudkundig/fiscaal afschrijfbare activa.
Tip
Maak van uw afschrijvingstabel eveneens een tabel in een excelbestand met toevoeging van die twee kolommen waarin zowel de aangerekende btw als de in aftrek genomen btw vermeld worden. Zo loopt u zeker niet de kans beboet te worden waaraan een prijskaartje hangt van 2.500 EUR per overtreding.
Het begrip “bedrijfsmiddel”
Zowel onlichamelijke als lichamelijke goederen die over meer dan een jaar worden gebruikt in de onderneming als werkinstrument of exploitatiemiddel. De herzieningstermijn voor de btw-aftrek is vastgesteld op 5 (voor onlichamelijk en lichamelijk roerende goederen) en 15 jaar (voor lichamelijk onroerende goederen).
Sedert 1 januari 2014 geldt de grens van 1.000 euro om te bepalen of een goed voor btw-doeleinden als een bedrijfsmiddel kan worden aangemerkt.
Voor de Administratie van de inkomstenbelasting heeft dit echter geen gevolgen! Voor deze Administratie moet men nog steeds per aankoop beoordelen wat de economische levensduur ervan is. Is die meer dan één jaar, dan moet men die aankoop afschrijven, ongeacht de hoogte van het aankoopbedrag (PV.601, Devlies, 17/02/2014).
Auteur
Luc Lingier
Manager Amplitudo Academy & Think tank
