Let op wanneer u kosten doorfactureert!

 
  
In de praktijk wordt met de doorfacturatie van kosten wild omgesprongen en kent de ondernemer de mogelijke gevolgen er niet van, wanneer dit op een foutieve wijze geschiedt. Een paar vuistregels kunnen u daarbij zeker helpen.
 
 
Doorrekening van kosten bij de levering van goederen of diensten
 
Bij de aanrekening van administratiekosten voor het opmaken van een factuur, het bedrag aan postzegels bestemd voor de verzending van de goederen of de verzekeringspremie voor het transport, dan vormen deze kosten een bestanddeel van de prijs voor de levering van de goederen of de verrichtte dienst. Met andere woorden wordt over deze kosten de btw aangerekend volgens het gebruikelijke tarief dat geldt voor de levering van voormelde goederen of diensten.
 
Voorbeelden: 
-       de facturatie van een partij boeken verhoogd met de verzendingskosten: het tarief van 6% btw is van toepassing over de totale prijs;
-       de facturatie van een herstelling van een printer verhoogd met de verplaatsingskosten: het tarief van 21% btw is van toepassing over de totale prijs.
 
 
Doorrekening van kosten komende van een derde partij
 
Dit zijn kosten die eerst betaald worden door partij A om ze in een latere fase door te factureren aan partij B zonder dat deze deel uitmaakt van een geheel van prestaties . In deze gevallen zijn bij doorfacturatie van deze kosten de gewone regels inzake btw van toepassing.
 
Voorbeelden: 
-       een belastingconsulent wint advies in bij een fiscaal advocaat omtrent een bepaalde case die door zijn cliënt in vraag werd gesteld. De advocaat factureert zijn ereloon zonder btw (van btw vrijgestelde diensten). De belastingconsulent factureert deze erelonen door aan zijn cliënt. Dit laatste dient te geschieden met 21% btw gezien de belastingconsulent zelf geen diensten heeft verstrekt als advocaat;
-       een handelaar A in meubelen heeft een contract afgesloten met een onderhoudsbedrijf B voor de schoonmaak van het bedrijfsgebouw waarin de handelaren A en D gevestigd zijn en een verzekeringsmaatschappij C. Ondernemer A factureert deze kosten deels door aan de ondernemingen C en D; bedrijf D is een gewone btw-plichtige die btw aangiften indient, C daarentegen is geen btw-plichtige (verzekeringsmaatschappij). Zo dient A op zijn factuur aan D de verleggingsregeling toe te passen (btw medecontractant) en aan C dient hij dan weer 21% btw aan te rekenen. Bovendien is A verplicht zich te laten registreren als aannemer gezien het gaat om werken in onroerende staat.
 
 
Doorrekening van voorgeschoten sommen
 
Bedoeld zijn de kosten die een partij A voorgeschoten heeft voor een partij B. Bij doorfacturatie dient hierover geen btw berekend te worden. Partij B ontvangt immers hiervoor rechtstreeks een factuur van de leverancier waarvoor de kosten werden voorgeschoten. Eigenlijk vindt hier enkel een financiële transactie plaats.
 
Voorbeelden:
-       een garagehouder betaalt de keuringskosten van een wagen van zijn cliënt; deze laatste ontvangt hiervoor een keuringsbewijs met vermelding van de nummerplaat van betreffende wagen. De garagist factureert dit voorgeschoten bedrag zonder aanrekening van de btw;
-       een accountant betaald voor zijn klanten de neerleggingskosten voor de neerlegging van de jaarrekening aan de Nationale Bank. De Nationale Bank reikt rechtstreeks aan die klanten een factuur uit met btw. Indien de accountant deze kosten zou doorfactureren, dan is dit zonder toepassing van de btw.
 
 
Bijzondere gevallen
 
Gezien deze lijst niet beperkend is, nemen we de meest voorkomende gevallen eruit. Het betreft doorfacturaties die niet kaderen in een verlening van een geheel van prestaties.
 
Doorfacturatie van Belgische hotelkosten en maaltijden: steeds aan btw onderworpen bij doorfacturatie (ieder aan hun eigen tarief); evenwel is de btw aftrekbaar bij diegene die doorfactureert op voorwaarde dat deze over een regelmatige factuur beschikt (een btw-bonnetje is dus niet voldoende);
Doorfacturatie van verzekeringspremies:  steeds zonder btw gezien deze vrijgesteld zijn van btw;
Doorfacturatie van schadevergoedingen: steeds zonder btw gezien deze vrijgesteld zijn van btw;
Doorfacturatie van autokosten:  hierop wordt steeds btw aangerekend; let wel dat maximaal 50% van de btw aftrekbaar blijft op deze kosten zelfs bij doorfacturatie;
Doorfacturatie van in het buitenland gemaakte kosten: hierbij dient men voor elke kostensoort het toepasselijke btw-regime na te kijken.
 
Voorbeeld: 
-       een onderneming A factureert haar dochter B die eveneens in België gevestigd is volgende in het buitenland (Indië) gemaakte kosten: hotelkosten, verbruikte maaltijden, telefoonkosten en internet: gezien al deze kosten gemaakt werden buiten de lidstatenzone, dient zij op haar beurt geen btw aan te rekenen.
Werden deze buitenlandse kosten daarentegen gemaakt in Italië, dan dient er enerzijds over de telefoonkosten en het internet btw te worden aangerekend, anderzijds over de hotelkosten en verbruikte maaltijden niet! Dit alles heeft te maken met de plaats waar de betreffende dienst plaatsvindt.
 
 
Conclusie
 
Een juiste toepassing van de btw-wetgeving bij de doorfacturatie van kosten dringt zich bijgevolg op. Een niet juiste toepassing ervan kan bij een controle tot invorderingen leiden dewelke verhoogd worden met de niet onbelangrijke boetes en nalatigheidsintresten. Vergewis u dus indien u kosten doorberekend. Vraag het voor alle zekerheid na bij uw boekhouder of accountant.
 
 
Luc Lingier  
Accountant, belastingconsulent en vermogensplanner                            




Inschrijven op onze nieuwsbrief:


© Luc Lingier - Niets uit deze teksten en artikels mag worden verveelvoudigd in enige vorm of wijze zonder voorafgaande toestemming van de auteur.